Als deelnemer van deze campagne verklaar je je akkoord met volgende bepalingen: 

1. Algemene campagneprincipes

• Je kunt enkel deelnemen aan 'de testkaravaan komt naar je gemeente!' als je officieel bent gedomicilieerd in de deelnemende gemeenten bij de start van de inschrijvingsperiode tot en met het einde van de campagne. In 2024 zijn dat Ichtegem, Oudenburg, Ledegem, Hooglede, Ieper en Waregem.
• De campagne staat enkel open voor wie minstens 18 jaar oud is.
• Je vult het inschrijvingsformulier op www.testkaravaan.be in eer en geweten in.
• Wie een gratis ter beschikking gesteld vervoermiddel gebruikt, vult na afloop van de campagne een evaluatieformulier in over de persoonlijke ervaringen met dit betrokken voertuig.
• De aangeboden vervoermiddelen mogen NIET aan derden ontleend/ter beschikking gesteld worden.
• Elke deelnemer mag maar 1 fiets ontlenen. De ontlener moet de fiets persoonlijk ophalen en zijn/haar identiteitskaart voorleggen. 
• Er wordt max. 1 fiets per gezin ontleend, onder voorbehoud van beschikbaarheid.  
• De deelnemer verklaart in staat te zijn om een fiets te besturen en dit zonder enige medische tegenspraak. 
• De deelnemer is gedekt voor burgerlijke aansprakelijkheid in zoverre hij/zij daarvoor zelf een verzekering heeft afgesloten. 
• Noch het Provinciebestuur West-Vlaanderen noch de gemeente waar de campagne 'de testkaravaan komt naar jouw gemeente!' loopt, is verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen met de fiets. De deelnemer is gedekt voor lichamelijke schade in zoverre hij/zij daarvoor zelf een verzekering heeft afgesloten. 
• In geval van betwisting is de rechtbank van Brugge bevoegd. 

2. Ontlenen van een fiets

• Deelnemers kunnen gedurende de campagneperiode gratis een duurzaam vervoermiddel uittesten. Elke fiets heeft een uniek nummer en wordt persoonlijk toegewezen aan de ontlener.
• De fietsen die gratis in bruikleen gesteld worden aan de deelnemer zijn wettelijk in orde en beschikken over een stevig kettingslot en een dubbele fietstas. Als je toch een gebrek vaststelt, geef je dit onmiddellijk door aan de contactpersoon in de gemeente.
• Houd er rekening mee dat je de fietsen moet afhalen en terugbrengen op de afgesproken plaats binnen jouw gemeente. Je haalt de fiets in eigen persoon op. Terugbrengen kan in geval van overmacht via een derde persoon gebeuren.
• Op de afgesproken datum zullen de fietsen om 18.30 uur beschikbaar zijn. De concrete informatie volgt nog.
• Op de afgesproken datum moeten de fietsen terug bij de gemeente worden afgegeven. Alle bijgeleverde materialen (slot, sleutels, fietstas, lader van elektrische fiets/speedpedelec, papieren van de speedpedelec…) moeten aanwezig zijn. Onderdelen die niet aanwezig zijn, moet de ontlener zelf vergoeden.
• Je staat zelf in voor het ophalen van de fiets op de afgesproken plaats op de startdag en voor het vervoer terug naar huis op de dag dat de fiets is ingeleverd.
• Je beheert de fiets als een voorzichtig en redelijk persoon. Zo zorg je ervoor dat de fiets steeds veilig (in een afgesloten ruimte of vastgemaakt aan een vast element) gestald is. Het gebruik van het fietsslot (kettingslot!) is sowieso verplicht. Je bezorgt de fiets in dezelfde staat terug (zonder schade en proper). Als je de fiets stalt, haal je de batterij uit de fiets.
• De batterij van de elektrische fiets, speedpedelec of de elektrische bakfiets moet volledig opgeladen zijn bij inlevering van de fiets.
• Ingeval van diefstal bezorg je een kopie van het proces-verbaal opgemaakt door de politie én de originele sleutel aan de campagneverantwoordelijke van de gemeente. Als dit niet mogelijk is, moet je de waarde van de fiets terugbetalen.
• Heb je fietspech onderweg? Bel dan naar het nummer 03 253 63 09 (VAB Pechverhelping) en vermeld 'testkaravaan gemeenten'. De schade zal zo snel mogelijk hersteld worden. 
• De testfietsen mogen niet vervoerd worden met de (vracht)wagen, trein of bus.
• De testfietsen mogen niet aan het treinstation als pendelfiets gestald worden.

3. Speedpedelec

• Een overzicht van alle bepalingen voor de speedpedelec.
• Een speedpedelec is een snelle elektrische fiets met een trapondersteuning tot max. 45 km/uur. Dit voertuig staat in de wegcode opgenomen als ‘bromfiets klasse P’ en vormt dus een aparte categorie binnen de bromfietsen. Dat betekent dat de bestuurders ervan de regels moeten volgen die gelden voor bromfietsers, dit in tegenstelling tot de bestuurders van een klassieke elektrische fiets (trapondersteuning max. 25 km/uur).
• Wie met een speedpedelec rijdt, mag op de wegen met een maximumsnelheid van 50 km/uur ervoor kiezen om al dan niet het fietspad te gebruiken. Bij hogere maximumsnelheden is het gebruik van het fietspad verplicht.
• Verkeersborden M11 tot M20 duiden aan waar de speedpedelec (niet) mag rijden. 
• Er geldt een helmplicht voor de bestuurder van een speedpedelec. Deze helm moet volgens de norm EN1078 goedgekeurd zijn en bovendien bescherming bieden aan de slapen en het achterhoofd. Een dergelijke helm zit in het pakket voor de testers van de speedpedelec. 
• De bestuurder van een speedpedelec moet verplicht een kentekenbewijs op zak hebben. De testers ontvangen dit wanneer ze de speedpedelec ophalen. 
• Een rijbewijs AM of B is verplicht voor wie een speedpedelec bestuurt. Elke tester moet zijn rijbewijs voorleggen bij het ophalen van de speedpedelec. Wie niet in het bezit is van een rijbewijs AM of B kan geen speedpedelec testen. 
• Wie de speedpedelec test, moet extra rekening houden met de hogere snelheid die je met dit vervoermiddel kan behalen en moet zijn gedrag erop aanpassen. 

4. Toewijzing van aanvraag testvervoermiddel

• De deelnemer engageert zich om het testvoertuig zoveel mogelijk te gebruiken tijdens de testweken.
• Wie door omstandigheden zijn voertuig niet kan testen (bijv. medisch probleem) moet dit onmiddellijk melden aan de contactpersoon in de gemeente. Wie zonder vooraf te verwittigen niet komt opdagen, moet een verzuimvergoeding van 50 euro aan Provincie West-Vlaanderen betalen. 
• De testfietsen worden toegewezen aan de deelnemers in volgorde van inschrijven volgens het principe ‘eerst komt, eerst maalt’ en in functie van de beschikbaarheid.
• Elke deelnemer mag zijn fiets gedurende de afgesproken periode uittesten.
• Het betreft een vloot van 15 elektrische fietsen, 6 elektrische bakfietsen en 15 speedpedelecs.
• Door de ondertekening van de reservatie (via de website en bij het afhalen van de fiets) verklaart de ontlener zich akkoord met het bovenstaande campagnereglement.

4. Algemene verordening gegevensbescherming

• De deelnemer gaat akkoord met de verwerking van de eigen persoonsgegevens in het kader van de campagne.
• Meer informatie over hoe we omgaan met persoonsgegevens lees je in onze privacyverklaring.