Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

We hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Provincie West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 41 in 8200 Sint-Andries. Het provinciebestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van de testkaravaan hebben wij volgende persoonsgegevens van jou als deelnemer nodig:

• jouw identificatiegegevens: naam, voornaam, e-mail, adres en telefoonnummer;
• elektronische identificatiegegevens zoals: IP-adressen en cookies;
• persoonlijke kenmerken zoals: lengte.

Het verwerken van andere persoonsgegevens zoals foto- en beeldmateriaal is volledig optioneel: jij bezorgt ons dit materiaal door het op te laden of wij vragen jouw de toestemming voor verwerking als het gaat over foto- en beeldmateriaal dat we zelf gemaakt hebben.

Jouw persoonsgegevens komen dus bij ons terecht:

• omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd bij inschrijving of door ze op laden in de website;
• omdat we ze verzamelen wanneer je deze site bezoekt.

Voor meer informatie over het gebruik van elektronische identificatiegegevens bekijk je best ons cookiebeleid.

Wij organiseren ook een evaluatie van onze dienstverlening en van het effect van de testkaravaan op langere termijn. Daarvoor sturen we je een bevraging via het e-mailadres dat je hebt opgegeven. Dit gebeurt direct na afloop van de campagne en 1 jaar na de campagne.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw gegevens omdat we deze nodig hebben voor het contract dat we onderling afsluiten in het kader van de testkaravaan en voor de administratieve afhandeling ervan.

Met de verwerking proberen we een aantal doelstellingen te realiseren. Dit houdt in dat:

• we met elkaar moeten kunnen communiceren over de testkaravaan en je deelname;
• we vervoersmiddelen moeten kunnen bestellen volgens jouw keuze en op jouw maat (vandaar de lengte);
• we een verzekering moeten kunnen aangaan voor vervoersmiddelen;
• we eventuele fraude of inbreuken tegen het campagnereglement moeten kunnen vaststellen;
• dat we onze eigen dienstverlening naar jou willen verbeteren aan de hand van jouw feedback.

Met het foto- en beeldmateriaal voeren we promotie voor de testkaravaan, zodat we ook nieuwe deelnemers kunnen overtuigen om in te stappen.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden en om onze administratieve en wettelijke verplichtingen na te komen. In het eerste geval gaat het dus de termijn van de campagne en de evaluatie achteraf (zie eerder). In het tweede geval gaat het over administratieve bewaartermijnen en over verplichtingen voor verantwoording van onze uitgaven die ons opgelegd worden als overheid.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Wij zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

• het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
• je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming;
• we zijn wettelijk verplicht om dit te doen;
• ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Om de eerder vermelde doelstellingen te behalen geven we jouw gegevens door aan volgende personen of instanties:

• jouw lokale campagnecoördinator;
• de fietsenleverancier;
• de verzekeraar.

Voor de ontwikkeling van de website en de hosting doen we een beroep op externe leveranciers. Zij verwerken zelf jouw persoonsgegevens niet, maar komen mogelijk in aanraking met de gegevens bij ontwikkeling en onderhoud van de website. Met deze leveranciers zijn de nodige verwerkersovereenkomsten afgesloten zodat alles correct en veilig verloopt.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten:

• Recht op inzage: je kan ons vragen welke gegevens we van jou in het kader van de testkaravaan verwerken.
• Recht op rectificatie en aanvulling: je kan foutieve gegevens altijd laten corrigeren. Dit is ook voor ons belangrijk, dus geef snel wijzigingen door.
• Recht op beperking van de verwerking: als de gegevens foutief zijn, dan zullen we ze niet verwerken tot ze correct zijn.
• Recht op bezwaar tegen de verwerking: je kan bezwaar uitoefenen tegen de verwerking, maar dan kunnen we de eerder vermelde doelstelling niet meer halen en is er geen overeenkomst meer. Bezwaar tegen de verwerking komt er op neer dat je niet (meer) wenst deel te nemen aan de testkaravaan (zie ook reglement en gebruiksvoorwaarden).
• Recht op dataportabiliteit: indien je wenst kunnen we de gegevens die we over jou verwerken beschikbaar stellen in een digitaal formaat. Welk formaat en hoe spreken we onderling af.
• Recht op vergetelheid: zolang je deelneemt aan de testkaravaan kunnen we je gegevens niet wissen. Na afloop van de campagne worden je gegevens bewaard zolang als nodig om onze doelstelling te behalen.
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: dit is niet van toepassing op onze verwerking.

Om jouw rechten uit te oefenen neem je best contact op met: [email protected]

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, dan kan je altijd contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].

Je kan ook altijd contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

tel: +32 (0)2 274 48 78

e-mail: [email protected]